Algemene Voorwaarden

§1 Toepassingsgebied

Deze Algemene Voorwaarden gelden voor alle overeenkomsten tussen Omar Alizzi (GuardEinsatz), Scharnhorststr. 2, 45141 Essen, Duitsland (hierna de "Aanbieder") en bedrijven (hierna de "Klant") die het SaaS-platform GuardEinsatz gebruiken.

GuardEinsatz richt zich uitsluitend op ondernemers in de zin van §14 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB). Consumenten in de zin van §13 BGB zijn van het gebruik uitgesloten.

Afwijkende, tegenstrijdige of aanvullende voorwaarden van de Klant worden geen onderdeel van de overeenkomst, ook niet als de Aanbieder niet uitdrukkelijk bezwaar maakt tegen de gelding ervan.

§2 Totstandkoming van de overeenkomst

De Klant kan zich zelf registreren via het registratieformulier van het platform, of een aanbod van de Aanbieder accepteren. Met de registratie accepteert de Klant deze Algemene Voorwaarden alsmede de privacyverklaring van de Aanbieder.

Bij zelfregistratie is bevestiging van het opgegeven e-mailadres vereist. De Aanbieder verstuurt hiervoor een bevestigingslink. De overeenkomst komt tot stand na succesvolle bevestiging van het e-mailadres; tot die tijd is het account aangemaakt maar niet bruikbaar. Wordt de bevestiging niet uitgevoerd, dan ontstaat er geen contractuele relatie.

De Aanbieder behoudt zich het recht voor om registratieaanvragen zonder opgaaf van redenen af te wijzen.

§3 Voorwerp van de overeenkomst & omvang van de dienstverlening

De Aanbieder stelt de Klant het SaaS-platform GuardEinsatz als webgebaseerde softwareoplossing ter beschikking. Het platform omvat de volgende kernfuncties:

• Digitale dienst- en inzetplanning
• GPS-gebaseerde tijdregistratie voor medewerkers
• Digitale goedkeuring van urenstaten
• Export van loongegevens als CSV/Excel
• Digitaal personeelsbeheer en personeelsdossiers
• Beschikbaarheid en verlof-/afwezigheidsaanvragen
• Mobiele app voor medewerkers (iOS en Android)
• Pushmeldingen voor diensttoewijzingen

De precieze omvang van de dienstverlening hangt af van het geboekte tarief. De actuele dienstbeschrijving is te vinden op guardeinsatz.de/funktionen en wordt bij wezenlijke wijzigingen bijgewerkt.

De tarieven verschillen met name in het aantal toegestane gebruikersaccounts per rol, het aantal actieve medewerkers en de beschikbare functieomvang. De geldende grenzen per tarief zijn te vinden in het prijsoverzicht op guardeinsatz.de/preise.

Gratis tarief ("Free"): De Aanbieder biedt een gratis tarief met een beperkte functie- en gebruiksomvang (momenteel 1 administratieve toegang, tot 5 actieve medewerkers). Bij het gratis tarief is de inzage in historische gegevens beperkt tot de laatste 30 dagen. Deze beperking geldt uitsluitend voor de weergave: oudere gegevens van de Klant worden niet verwijderd en zijn na een overstap naar een betaald tarief weer volledig inzichtelijk.

Geen onderdeel van de overeenkomst zijn met name:

• Individuele implementatie, configuratie of inrichting bij de Klant
• Trainingen of instructies voor de medewerkers van de Klant
• Telefonische of ter plaatse geleverde ondersteuning (tenzij afzonderlijk overeengekomen)
• Gegevensmigratie vanuit bestaande systemen van de Klant
• Maatwerkprogrammering of individuele speciale functies

De Aanbieder is gerechtigd de functieomvang van het platform verder te ontwikkelen en aan te passen, voor zover dit voor de Klant redelijk is en het doel van de overeenkomst niet wezenlijk aantast.

§4 Gebruiksrechten

De Aanbieder verleent de Klant voor de duur van de overeenkomst een eenvoudig, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om het platform GuardEinsatz te gebruiken binnen het kader van deze Algemene Voorwaarden.

Het gebruiksrecht is beperkt tot het contractueel overeengekomen aantal gebruikersaccounts. Het doorgeven van toegangsgegevens of het gebruiksrecht aan derden is niet toegestaan.

Het is de Klant verboden de software te vermenigvuldigen, te verkopen, in sublicentie te geven, te decompileren, te disassembleren of op andere wijze te reverse-engineeren, voor zover dit niet door dwingend recht is toegestaan.

§5 Vergoeding en betalingsvoorwaarden

De vergoeding is gebaseerd op de geldende prijslijst van de Aanbieder. De Aanbieder is een kleine ondernemer in de zin van §19 van de Duitse omzetbelastingwet (UStG). Er wordt daarom geen omzetbelasting geheven en niet afzonderlijk vermeld.

Voor het gebruik van het gratis tarief (§3) is geen vergoeding verschuldigd. In zoverre bestaat er geen betalingsverplichting voor de Klant; de bepalingen van dit §5 over facturatie, betalingsverzuim en prijsaanpassing zijn niet van toepassing op het gratis tarief. De Aanbieder behoudt zich het recht voor de omvang en beschikbaarheid van het gratis tarief met een aankondigingstermijn van 30 dagen te wijzigen of te beëindigen.

Facturatie vindt maandelijks vooraf plaats. Facturen zijn binnen 14 dagen na factuurdatum zonder aftrek verschuldigd. Betalingen vinden plaats per SEPA-incasso of creditcard.

Bij betalingsverzuim is de Aanbieder gerechtigd om, na een vruchteloze aanmaning, de toegang tot het platform tijdelijk te blokkeren totdat het openstaande bedrag volledig is voldaan. Geblokkeerde periodes verlengen de looptijd van de overeenkomst niet.

De Aanbieder is gerechtigd de prijzen eenmaal per jaar aan te passen, met een vooraankondiging van minstens 6 weken per e-mail. Maakt de Klant niet binnen 4 weken na ontvangst van de mededeling bezwaar tegen de prijsaanpassing, dan geldt de aanpassing als geaccepteerd. Bij bezwaar heeft de Klant het recht de overeenkomst op te zeggen per het moment waarop de nieuwe prijzen ingaan.

§6 Looptijd en opzegging

De overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd. Betaalde tarieven (§5) zijn maandelijks opzegbaar tegen het einde van de lopende factureringsperiode, zonder inachtneming van een minimumlooptijd of opzegtermijn. Opzegging vindt plaats via de account-/factureringsinstellingen van het platform of schriftelijk aan de Aanbieder.

Het gratis tarief (§3) kent geen minimumlooptijd en kan door de Klant te allen tijde zonder opzegtermijn worden beëindigd door het account te verwijderen.

Wordt de Klant een tijdelijke proefperiode toegekend, dan gaat het account na afloop daarvan automatisch over naar het gratis tarief, tenzij de Klant tot dan toe een betaald tarief heeft geboekt. Hierdoor ontstaat geen betalingsverplichting en geen betaalde duurovereenkomst. De voor het gratis tarief geldende gebruiksgrenzen (§3) zijn vanaf dat moment van toepassing; de gegevens van de Klant blijven bewaard.

Het recht op buitengewone opzegging om gewichtige redenen blijft onverlet. Een gewichtige reden is met name aanwezig bij ernstige of herhaalde schending van deze Algemene Voorwaarden door de Klant, blijvende betalingsonmacht van de Klant, of wanneer voortzetting van de contractuele relatie voor de Aanbieder onredelijk is.

Bij beëindiging van een betaald abonnement gaat het account na afloop over naar het gratis tarief; het bedrijfsaccount wordt niet verwijderd. Gegevens kunnen via de exportfuncties worden gedownload. Om de verwerking volledig te beëindigen, geeft de Klant gedocumenteerde instructies voor teruggave of verwijdering aan hallo@guardeinsatz.de. Sluiting van een bedrijf blokkeert eerst de toegang; dit verwijdert niet automatisch alle gegevens. Teruggave, verwijdering, noodzakelijke wettelijke bewaarplichten en back-uptermijnen worden volgens de verwerkersovereenkomst vastgelegd en afgehandeld.

§7 Beschikbaarheid

De Aanbieder spant zich in om het platform zo goed mogelijk beschikbaar te houden. Een bepaalde beschikbaarheid wordt niet gegarandeerd, tenzij deze uitdrukkelijk is overeengekomen in een individuele serviceniveau-overeenkomst (SLA) in het kader van een Enterprise-contract.

Gepland onderhoud vindt doorgaans plaats op zondag tussen 02:00 en 06:00 uur (Midden-Europese tijd). De Aanbieder informeert de Klant over geplande onderhoudsvensters die langer dan 30 minuten duren, minstens 48 uur van tevoren per e-mail of via de statuspagina.

De actuele status van het platform staat op de statuspagina op guardeinsatz.de/nl/status. Over grotere ongeplande storingen informeert de Aanbieder de Klant bovendien per e-mail.

Aanspraken van de Klant in verband met storingen van het platform worden beheerst door de wettelijke bepalingen, beperkt overeenkomstig §11 van deze voorwaarden.

§8 Verplichtingen van de Klant

De Klant verplicht zich:

• toegangsgegevens vertrouwelijk te behandelen en niet aan onbevoegde derden door te geven
• het platform uitsluitend binnen de kaders van de geldende wetgeving te gebruiken
• ingevoerde gegevens op juistheid en volledigheid te controleren
• de Aanbieder onverwijld te informeren over misbruik of beveiligingsincidenten
• te voldoen aan de privacyrechtelijke vereisten bij de verwerking van medewerkersgegevens
• zijn contactgegevens (met name e-mailadres en factuuradres) steeds actueel te houden
• geen geautomatiseerde toegang (scraping, bots) tot het platform uit te voeren
• geen handelingen te verrichten die de infrastructuur van de Aanbieder onevenredig belasten

§9 Gegevensbescherming en verwerking

Voor zover de Klant via het platform persoonsgegevens van medewerkers verwerkt, is de Klant verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. De Aanbieder verwerkt deze gegevens uitsluitend als verwerker conform art. 28 AVG en enkel op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant.

Tussen partijen wordt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG gesloten, die deel uitmaakt van deze overeenkomst. De Aanbieder waarborgt de naleving van passende technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG.

De Aanbieder schakelt de volgende subverwerkers in, die eveneens toegang tot persoonsgegevens kunnen hebben:

• Supabase, Inc.: database, authenticatie en bestandsopslag (centrale gegevensopslag van het platform)
• Vercel Inc., VS: hosting en content delivery network (CDN)
• Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland: betalingsverwerking (alleen bij betaalde tarieven)
• Google LLC / Firebase, VS: pushmeldingen (Firebase Cloud Messaging)
• Functional Software, Inc. (Sentry), VS: fout- en stabiliteitsmonitoring
• STRATO AG, Duitsland: verzenden en ontvangen van e-mail

Voor zover subverwerkers persoonsgegevens buiten de Europese Unie respectievelijk de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dit op basis van de EU-modelcontractbepalingen (SCC's) conform art. 46 lid 2 sub c AVG. Wijzigingen bij subverwerkers worden de Klant schriftelijk gemeld met een termijn van minstens 4 weken.

Na het van kracht worden van de opzegging (§6) worden alle persoonsgegevens van de Klant verwijderd conform het verwijderings- en bewaarbeleid van de Aanbieder. Wettelijke bewaarplichten en gedefinieerde back-uptermijnen blijven onverlet. Op verzoek stelt de Aanbieder de Klant vooraf een volledige gegevensexport in een gangbaar formaat ter beschikking.

§10 Vertrouwelijkheid

Beide partijen verplichten zich alle vertrouwelijke informatie van de andere partij die hen in het kader van deze contractuele relatie bekend wordt, strikt vertrouwelijk te behandelen en niet aan derden door te geven.

Als vertrouwelijk gelden met name bedrijfsgeheimen, prijsvoorwaarden, klantgegevens, technische documentatie, alsmede alle als "vertrouwelijk" gemarkeerde informatie.

Deze geheimhoudingsplicht geldt vanaf het sluiten van de overeenkomst en voor een periode van 3 jaar na beëindiging van de contractuele relatie. Zij vervalt voor zover informatie algemeen bekend is, de ontvanger al bekend was, of op grond van wettelijke verplichtingen moet worden bekendgemaakt.

§11 Aansprakelijkheid en garantie

De Aanbieder is onbeperkt aansprakelijk bij opzet en grove nalatigheid, alsmede bij schade als gevolg van aantasting van leven, lichaam of gezondheid.

Bij lichte nalatigheid is de Aanbieder alleen aansprakelijk bij schending van een wezenlijke contractuele verplichting (kardinale verplichting) en is de aansprakelijkheid beperkt tot de contractstypisch voorzienbare schade, met een maximum van het bedrag aan vergoeding dat in de laatste 3 maanden voorafgaand aan het ontstaan van de schade is betaald.

De Aanbieder is niet aansprakelijk voor:

• gegevensverlies of onjuiste gegevens die het gevolg zijn van onjuiste invoer of bediening door de Klant
• onjuiste loonberekeningen die zijn gebaseerd op onjuist geregistreerde of aangeleverde gegevens van de Klant
• gederfde winst of indirecte schade, voor zover wettelijk toegestaan
• storingen die te wijten zijn aan omstandigheden buiten de invloedssfeer van de Aanbieder (overmacht, uitval van externe leveranciers)

De Klant is verplicht zelfstandig regelmatig back-ups te maken, voor zover het platform geen automatische back-ups bevat.

§12 Wijzigingen van deze Algemene Voorwaarden

De Aanbieder behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen met een termijn van minstens 6 weken. De Klant wordt per e-mail geïnformeerd over de wijzigingen en de belangrijkste wijzigingspunten.

Maakt de Klant niet binnen 4 weken na ontvangst van de mededeling schriftelijk of per e-mail bezwaar, dan gelden de gewijzigde Algemene Voorwaarden als geaccepteerd. Op dit recht van bezwaar en de gevolgen van stilzwijgen zal de Aanbieder in de mededeling afzonderlijk en duidelijk wijzen.

Bij tijdig bezwaar heeft de Klant het recht de overeenkomst buitengewoon op te zeggen per het moment waarop de gewijzigde Algemene Voorwaarden in werking treden.

§13 Slotbepalingen

Op deze overeenkomst is Duits recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG). Bevoegde rechter voor alle geschillen die uit deze contractuele relatie voortvloeien is Essen, Duitsland, voor zover de Klant koopman is of geen algemene bevoegde rechter in Duitsland heeft.

Wijzigingen en aanvullingen van deze overeenkomst vereisen een schriftelijke vorm (inclusief e-mail). Dit geldt ook voor het opheffen van dit schriftelijkheidsvereiste zelf.

Mochten afzonderlijke bepalingen van deze Algemene Voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig zijn of worden, dan tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. De ongeldige bepaling wordt geacht te zijn vervangen door een geldige bepaling die het economische doel van de ongeldige bepaling het dichtst benadert.