Benutzerhandbuch

GuardEinsatz ist Ihre Software für die Personaleinsatzplanung im Sicherheitsdienst: Schichten planen, Mitarbeiter einteilen, Anwesenheit per GPS erfassen, Stunden abrechnen und Dokumente verwalten, alles an einem Ort, in der Web-App und in der mobilen App.

Der typische Ablauf:

Wer was tun darf, hängt von der Rolle ab.

Je nach Rolle starten Sie unterschiedlich.

Als Geschäftsführer

1. Firma anlegen, Firmenname & Bundesland eintragen
2. Team per E-Mail einladen (Schichtleiter, Einsatzleiter, Mitarbeiter)
3. Bei Bedarf ein Abo wählen - der Free-Plan läuft nicht ab

Als Einsatzleiter

1. Schicht erstellen (Ort, Zeit, benötigte Mitarbeiter)
2. Veröffentlichen und Mitarbeiter einteilen
3. Vor Ort Mitarbeiter per QR-Scan einchecken (falls nötig)

Als Mitarbeiter

1. Einladung annehmen, Profil vervollständigen
2. Zugeteilte Schicht bestätigen oder absagen
3. Vor Ort einchecken, nach der Schicht auschecken

Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail an. In Ihrem Profil pflegen Sie Ihre Daten.

Nur Schichtleiter und Geschäftsführer.

1. Person per E-Mail einladen und Rolle wählen
2. Die Person nimmt über den Link an, das Konto ist aktiv
3. Profil ergänzen (Qualifikationen, Lohn, IBAN …)
4. Bei Bedarf Rolle ändern, sperren oder löschen

Einsatzleiter und höher. Der Lebensweg einer Schicht:

1. Schicht anlegen: Titel, Kunde, Ort (mit Karte), Zeit, benötigte Mitarbeiter, Qualifikationen
2. Check-in-Methode wählen: Selbst oder nur Einsatzleiter (QR)
3. Als Entwurf speichern oder direkt veröffentlichen
4. Personal einteilen (siehe unten)
5. Optional: Dokumente (Einweisung, Lageplan) anhängen

Zwei Wege, eine Schicht zu besetzen (Firmeneinstellung)

Ein- und Auschecken vor Ort.

1. Am Einsatzort einchecken (die App prüft Ihren Standort)
2. Schicht arbeiten
3. Auschecken und Pausenminuten eintragen

Nach dem Auschecken berechnet das System Ihre Arbeitszeit automatisch.

• Gearbeitete Zeit = Ein-/Auschecken minus Pause.
• Überstunden: Zeit über der Tagesgrenze (Standard 8 Std./Tag) zählt als Überstunde.

SFN-Zuschläge (Sonn-, Feiertags-, Nachtzuschläge)

Ab dem Starter-Tarif. Die Stunden aus der Anwesenheit werden pro Mitarbeiter und Monat zu einem Stundenzettel zusammengefasst. Ein Schichtleiter gibt ihn frei oder lehnt ihn ab.

Schichtleiter und höher, ab Starter-Tarif.

1. Vorschau: Monat berechnen (Stunden, Überstunden, Zuschläge) und Prüfungen ansehen
2. Abschließen: Der Lauf wird gespeichert und eingefroren
3. Exportieren: Excel-Bericht oder CSV für Ihren Steuerberater

Abwesenheit beantragen

1. Art wählen: Urlaub, Krankheit, unbezahlt, Sonstiges
2. Zeitraum wählen (halbe Tage möglich), Grund angeben
3. Schichtleiter genehmigt oder lehnt ab

Verfügbarkeit

Mitarbeiter hinterlegen wöchentliche Zeiten und einzelne Tage (überschreiben die Woche). Das hilft dem Einsatzleiter bei der Einteilung.

In jedem Tarif (Free: eine Partnerfirma). Für die Zusammenarbeit mit Subunternehmern.

A · Partnerfirma anlegen

1. Partnerfirma anlegen (Name, Rechtsdaten, USt-IdNr., Versicherung)
2. Nachweise hochladen (§34a-Erlaubnis, Haftpflicht …)
3. Partner-Manager einladen
4. Abrechnungssätze festlegen

B · Personal des Partners aufnehmen

Der Partner-Manager schlägt neue Mitarbeiter mit Unterlagen vor; Sie nehmen an (dann wird eingeladen) oder lehnen ab.

C · Schicht mit Partnerpersonal besetzen

1. Einsatzleiter fragt Mitarbeiter bei einem Partner an (mit Frist)
2. Partner-Manager wählt eigenes Personal aus oder lehnt ab
3. Die Mitarbeiter bestätigen wie gewohnt

D · Partner-Abrechnung

Nur der Geschäftsführer. Bezahlung läuft sicher über Stripe.

* Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

• Funktionen: Ab Starter mit Stundenzetteln, Abrechnung und Zuschlägen; ab Professional eigene Rollen, Zugriff nach Einsatzort und Audit-Log; ab Business API, Integrationen und persönliches Onboarding.
• Jährliche Zahlung: 10 % günstiger, zwölf Monate im Voraus (Starter 1.609,20 €, Professional 3.229,20 €, Business 6.469,20 € pro Jahr). Ein Wechsel der Zahlungsweise gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum; ein bezahltes Jahr läuft bis zu seinem Ende und wird nicht anteilig erstattet.
• Zusatzpakete (nur bei monatlicher Zahlung): +10 Mitarbeiter 39 €/Monat; +25 Mitarbeiter 79 €/Monat; Partnerpaket (+3 Partnerfirmen/+25 Partnermitarbeiter) 39 €/Monat; +25 Einsatzorte 29 €/Monat. Verfügbarkeit und Höchstkapazität hängen vom Tarif ab.
• Tarif ändern: Unter Abrechnung; dort werden Kosten, Kapazitäten und mögliche Wechselhindernisse vorab geprüft. Beim Downgrade wird nichts gelöscht.

Sie werden auf drei Wegen informiert: in der App, per E-Mail und als Push in der mobilen App. Beispiele: Schicht zugeteilt, Schicht-Erinnerung, Bewerbung erhalten, Stundenzettel freigegeben, Urlaub genehmigt, Dokument läuft ab, Testphase endet.

Sie müssen an vieles nicht denken, das System erinnert und aktualisiert im Hintergrund:

• Erinnert Mitarbeiter an bevorstehende Schichten
• Erinnert an noch nicht bestätigte Einteilungen
• Erinnert Schichtleiter an die Freigabe der Stundenzettel
• Warnt vor ablaufenden Dokumenten
• Warnt vor unterbesetzten Schichten
• Meldet, wenn jemand eingecheckt, aber nicht ausgecheckt hat
• Erinnert an das Ende der Testphase
• Schaltet Schichten automatisch auf „läuft“ / „abgeschlossen“

Ihre Daten sind geschützt und getrennt. Jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten. Sensible Angaben (z. B. IBAN) werden verschlüsselt gespeichert. Zugriffe auf sensible Aktionen werden protokolliert.

Ihre Rechte (DSGVO)

• Datenexport anfordern
• Löschung beantragen

Die wichtigsten Regeln auf einen Blick.

• Bundesland zuerst einstellen, sonst fehlen Feiertags-Zuschläge.
• Profile vollständig pflegen (IBAN, Bewacher-ID), das vermeidet Abrechnungs-Warnungen.
• Verfügbarkeiten pflegen, der Einsatzleiter plant dann passgenauer.
• Stundenzettel monatlich zeitnah freigeben, dann läuft die Abrechnung glatt.
• Rechtzeitig upgraden, oder ein Zusatzpaket buchen, bevor Sie an ein Kapazitätslimit stoßen.