Der Vergleich
Excel + WhatsApp
vs. GuardEinsatz
Die meisten Sicherheitsunternehmen planen heute mit Tabellen, Messenger-Gruppen und Papier. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Der direkte Vergleich.
Schichtplanung
Excel-Tabelle mit Versionschaos: Wer hat gerade die aktuelle Datei?
Ein zentraler Dienstplan, live für alle. Konflikte und Doppelbelegungen werden sofort sichtbar.
Änderungen kommunizieren
WhatsApp-Gruppe: Wichtiges geht zwischen Emojis unter, wer hat es wirklich gelesen?
Push-Benachrichtigung direkt in die Mitarbeiter-App, gezielt an die Betroffenen.
Zeiterfassung
Papier-Stundenzettel, oft Tage später aus dem Gedächtnis nachgetragen.
GPS-Check-in am Einsatzort: minutengenau, serverseitig geprüft, in Echtzeit sichtbar.
Stundenfreigabe
Abtippen, nachrechnen, Rückfragen: jede Korrektur eine E-Mail-Schleife.
Digitale Stundenzettel mit Genehmigung per Klick, Abweichungen werden markiert.
Lohnvorbereitung
Am Monatsende zwei Tage Handarbeit, Übertragungsfehler inklusive.
Payroll-Export als CSV: fertig in Minuten statt Tagen.
Nacht-, Sonn- & Feiertagszuschläge
SFN-Zuschläge von Hand nachrechnen, Feiertage je Bundesland selbst nachschlagen.
Jede Schicht wird automatisch in die steuerfreien Stufen nach §3b EStG gesplittet, mit Feiertagskalender je Bundesland.
Verfügbarkeit & offene Schichten
Rundruf per WhatsApp: „Wer kann Samstagnacht?“ und Warten auf Antworten.
Verfügbarkeiten sind hinterlegt, offene Schichten werden zur Selbsteintragung oder Bewerbung freigegeben.
Arbeitszeitkonten
Über-/Minusstunden in einer separaten Excel-Liste, die niemand pflegt.
Soll gegen Ist mit laufendem Saldo, Urlaub und Krankheit werden automatisch gutgeschrieben.
§34a-Nachweise & Dokumente
Ordner im Schrank, Ablauffristen im Kopf oder im Kalender eines Einzelnen.
Digitale Personalakte mit automatischer Warnung, bevor Nachweise ablaufen.
Urlaub & Krankmeldung
Zuruf im Flur, Zettel auf dem Schreibtisch, Anruf am Sonntagabend.
Antrag und Genehmigung in der App, der Dienstplan berücksichtigt Abwesenheiten automatisch.
Datenschutz
Mitarbeiterdaten und Einsatzdetails in privaten Chat-Verläufen: ein DSGVO-Risiko.
AVV nach Art. 28 DSGVO, rollenbasierte Zugriffe, private Dokumentenspeicherung.
Kosten
Scheinbar kostenlos, tatsächlich teuer: unbezahlte Suchzeit, Fehler, Frust.
Kostenlos für bis zu 5 Mitarbeiter, Tarife ab 99 € pro Monat: transparent und monatlich kündbar.
Sehen Sie den Unterschied live.
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