Kaum eine Branche wird bei der Arbeitszeit so genau kontrolliert wie das Sicherheitsgewerbe. Gleichzeitig sind Papier-Stundenzettel vielerorts noch Standard – aus dem Gedächtnis nachgetragen, Tage nach der Schicht. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und zeigt, wie digitale Zeiterfassung mit GPS funktioniert, ohne zum Datenschutzproblem zu werden.
Die Aufzeichnungspflichten im Überblick
- Mindestlohngesetz: Das Wach- und Sicherheitsgewerbe gehört zu den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen. Damit gilt § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden – kontrolliert wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.
- Arbeitszeitgesetz: Über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
- Rechtsprechung: Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst wird – in Umsetzung der EuGH-Rechtsprechung von 2019.
Warum Papier und Excel riskant sind
- Nachträglich ausgefüllte Stundenzettel sind ungenau – und bei einer Zollprüfung schwer zu verteidigen.
- Übertragungsfehler beim Abtippen in die Lohnabrechnung sind die Regel, nicht die Ausnahme.
- Der Nachweis gegenüber dem Auftraggeber („War der Posten besetzt?“) lässt sich mit Papier kaum führen.
- Die 7-Tage-Frist des § 17 MiLoG wird mit eingesammelten Zetteln schnell gerissen.
GPS-Zeiterfassung: So funktioniert sie
Bei der GPS-gestützten Zeiterfassung stempeln Mitarbeiter per Smartphone-App am Einsatzort ein und aus. Die App prüft im Moment des Stempelns, ob sich das Gerät im definierten Umkreis des Objekts befindet. Das Ergebnis: minutengenaue, serverseitig geprüfte Zeiten, die sofort in der Zentrale sichtbar sind – als Grundlage für Stundenzettel, Zuschlagsberechnung und den Besetzungsnachweis gegenüber dem Auftraggeber.
Und die DSGVO?
GPS im Arbeitsverhältnis ist zulässig, wenn einige Grundsätze eingehalten werden:
- Datenminimierung: Der Standort wird nur im Moment des Ein- und Ausstempelns geprüft. Eine dauerhafte Ortung während der Schicht ist weder nötig noch verhältnismäßig – permanentes Tracking haben Arbeitsgerichte wiederholt beanstandet.
- Transparenz: Mitarbeiter müssen vorab klar informiert werden, welche Daten wann zu welchem Zweck erhoben werden (Art. 13 DSGVO).
- Auftragsverarbeitung: Mit dem Softwareanbieter braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO); ein Serverstandort in Deutschland vereinfacht die Bewertung erheblich.
- Mitbestimmung: Existiert ein Betriebsrat, ist er bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, zu beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
GuardEinsatz setzt genau dieses Modell um: Standortprüfung nur beim Stempeln, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, rollenbasierte Zugriffe. Die erfassten Zeiten fließen direkt in die SFN-Zuschlagsberechnung und den Lohnexport. Wie die App für Mitarbeiter aussieht, zeigt die Seite zur GuardEinsatz Mobile App.